Wat we met je gegevens doen, gewoon gezegd.

Gentle Frame Studio, België, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hier beschreven staan. Je bereikt ons via hello@gentleframestudio.com. Het ondernemingsnummer wordt hier toegevoegd zodra de studio geregistreerd is.

Het contactformulier vraagt je naam, je e-mailadres, waarover je bericht gaat en het bericht zelf; de intake voor herinneringsfilms kan ook een datum vragen. We gebruiken dit alleen om je te antwoorden en een gesprek voor te bereiden. Berichten komen via Resend (onze e-mailprovider) in onze mailbox en blijven daar zolang het gesprek relevant is, hoogstens twee jaar na ons laatste contact.

Om bots buiten te houden gooit het formulier inzendingen met geautomatiseerd gedrag stil weg. Daarvoor wordt niets over jou bewaard.

Werken we samen, dan maken we een klantfiche met je naam, e-mailadres en, als dat nodig is voor documenten, je bedrijfsnaam, btw-nummer en adres. Je logt in op het klantenportaal met een eenmalige link per e-mail; er is geen wachtwoord. In het portaal bewaren we je projecten, de updates die we je schrijven, offertes, facturen en contracten, betalingsgegevens en, als je een contract online tekent, je getypte naam, e-mailadres, het tijdstip, je IP-adres, je browsertype en een vingerafdruk van het document waarmee je akkoord ging. Dat is wat de handtekening geldig maakt.

Facturen en hun onderliggende stukken bewaren we zolang de Belgische boekhoudwetgeving dat vereist (momenteel zeven jaar). Andere klantgegevens verwijderen we als de samenwerking stopt en jij erom vraagt, of na vijf jaar zonder activiteit.

Voor een herinneringsfilm deel je foto’s, video’s, spraakberichten en verhalen over iemand die overleden is, en vaak ook over levende familieleden. We behandelen dat materiaal als vertrouwelijk. Het wordt alleen gebruikt om jouw film te maken, wordt nooit gepubliceerd, hergebruikt of getoond zonder schriftelijke toestemming van de familie, en wordt op vraag uit onze werkbestanden verwijderd zodra de film is opgeleverd. De afgewerkte film is van jou.

De site en het portaal draaien op Vercel; de database en de bestandsopslag van het portaal draaien op Supabase in Frankfurt (EU); e-mail wordt verstuurd via Resend en ontvangen via ImprovMX. Deze leveranciers verwerken gegevens in onze opdracht onder hun eigen verwerkersovereenkomst. Sommige kunnen gegevens buiten de EU doorgeven onder de waarborgen die de AVG toelaat.

We gebruiken Vercel Web Analytics om te zien welke pagina’s bezocht worden en vanuit welk land. Het gebruikt geen cookies en identificeert je niet; het bewaart geen persoonsgegevens, en daarom zie je hier geen cookiebanner. De site zet één kleine technische waarde in je browser om te onthouden dat je de openingsanimatie al zag, en een sessiecookie wanneer je inlogt op het portaal.

Je mag ons altijd vragen wat we over je bewaren, vragen om het te verbeteren of te verwijderen, een kopie vragen, of bezwaar maken tegen een gebruik waar je het niet mee eens bent. Schrijf naar hello@gentleframestudio.com; we antwoorden binnen een maand. Vind je dat we slecht met je gegevens omgingen, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be), al horen we het liever eerst van jou.

Verandert er iets aan hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze pagina en de datum bovenaan aan. Grote wijzigingen melden we aan klanten in het portaal.